小張是南京某飯店宴會預訂部的秘書，她第一次接到一家客戶的大型宴會預訂電話時，在記錄了宴會日期、時間、主辦單位、聯係人情況、參加人數、宴會的類別和價格、宴會廳布置要求、菜單要求、酒水要求等基本情況後，就急忙帶上預訂單與合同書要親自到客戶的單位去確認。同屋的老王止住她說：“你最好請對方發一個預訂要求的傳真過來，然後根據要求把宴會預訂單、宴會廳的平麵圖和有關的詳細情況反饋給對方，並要求對方第二次傳真預訂。有必要時，還要請客戶親自來飯店看一下場地和布局情況，然後填寫宴會預訂表格、簽合同再排入宴會計劃。
小張按照老王所說的程序把信息反饋回去，幾天後，她接到了客戶的傳真。果然，這一次對方對宴會廳的布置、參加人數等要求均比電話所講詳細了很多，雙方在價格上又進行了一番商談。為了發展客戶，爭取客源，飯店最終同意給客戶讓利。客戶交納了訂金並在規定期限的合同上簽字後，這個預訂終於成功了。通過這次預訂，小張熟悉了大型宴會預訂的程序與方法。
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大型宴會的預訂通常須通過飯店宴會預訂部來進行，可采取客戶上門預訂、飯店上門征訂和信函、傳真預訂等方式。此例中，用傳真方式預訂比較簡潔、明了，也很方便，訂金可通過彙款收取，隻有考察場地需要客戶親自上門。
對大型宴會的預訂一定要按規範的程序進行，其中比較關鍵的是宴會廳麵積與出席宴會人數的比例、場地的布置、菜單的選擇等環節。飯店的宴會廳或多功能廳每天都有活動記錄，列出飯店全部營業用的宴會場地，計算出不同的比例，以供不同的宴會使用。比例越合理，宴會的贏利程度就越高。因此，在與客戶商討宴會場地時，一定要讓對方先看場地平麵圖。此例中，小張最初要去客戶處確認時未考慮到宴會廳的平麵圖，說明她對這個環節還不熟悉。宴會廳的布置應晝按客戶的需要靈活掌握，但一定要了解客戶的飲食習慣。一般來講，大型宴會的菜肴要求外表美觀、加工不太複雜、容易批量生產以及口味大眾化。

案例2 餐前準備
　　王先生是我國南方城市一家飯店的餐廳經理，他在檢查客人的投訴意見時發現了如下的一段話：
“自助餐餐具不夠，海鮮和肉類供應不足，烤肉串和有些食品的加工時間太長，讓人等得不耐煩。鴛鴦火鍋的調料不齊全，不太夠味兒。燒烤的鍋子不幹淨，容易粘鍋。服務生的清理速度太慢，餐桌缺少飾物。”
這家飯店的餐廳最近剛開展自助餐業務，試營業已有一周，效果不太理想。針對出現的問題和客人的意見，王經理召集所有員工討論，強調了餐前準備的重要性。他們不對餐具的質量和數量、菜肴與食品的供應和加工、水果與酒水的品種、餐飲的供應時間、擺台與撤台、餐桌裝飾和餐廳環境布置等方麵的服務作了改進。在此期間，王經理每天都細致地觀察餐廳的營業情況，詢問和了解賓客的需求與反映。經過大家的努力，餐廳的麵貌改變了，生意越來越紅火，得到的表揚也越來越多。
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自助餐和宴會是要求餐前準備程序較嚴格的餐飲項目。從餐廳環境、餐廳設備、菜單、食品和酒水供應、餐具、鮮花、參加人數，到餐桌、餐位的布局和布置等，都需要細致地設計與安排。此例中，客人的投訴提出了自助餐中容易出現的幾個問題。諸如餐盤一般要準備每人4-5個；海鮮和肉類要保證供應，將斷檔時要及時補充；涼菜、熱菜、水果、點心、冷飲和酒水的品種要齊全，並根據自助餐的等級而調整檔次；烤肉串和油炸等食品要操作熟練，對每人限量供應，減少賓客的等候時間等等。本案例中王經理能夠針對客人的意見及時總結服務中的問題，根據賓客的需求改進工作，是完善餐前準備的必要之舉。
對於自助餐和宴會等需要餐前準備較充分的餐飲服務項目，一定要注意工作中的每一個細節，通過摸索和總結找到一定的服務規律，從而使餐前準備更加完善。